Planujemy wesele, czyli wybór sali i pytania, które warto zadać

Poszukiwanie sali warto podzielić na następuję etapy:

1.Wybieramy miejsce – gdzie odbędzie się wesele?

a) szukamy sali w mieście, w którym mieszkają narzeczeni: rozwiązanie bardzo wygodne pod względem organizacyjnym, trzeba liczyć się ze zorganizowaniem noclegów dla rodziny,

b) szukamy sali w rodzinnym mieście młodej pary: jeśli mamy wsparcie ze strony rodziców, to mogą nam pomóc w przygotowaniach, coś dla nas załatwić, nawet, gdy nie możemy zjawić się osobiście, przyjezdnych gości można rozlokować po rodzinnych domach

c) szukamy sali w rodzinnym mieście narzeczonej lub narzeczonego: podobnie, jak w powyższym puncie, często można liczyć na pomoc najbliższych, trzeba jednak zadbać o noclegi dla rodziny naszej drugiej połówki,

d) szukamy sali poza miejscem zamieszkania: chyba najbardziej kosztowna opcja i najtrudniejsza z organizacyjnego punktu widzenia: noclegi, przejazdy itd.....choć dająca dużą swobodę działania i bardzo kusząca J

2. Ustalamy priorytety

Siadamy z kartką i spisujemy, jakie kryteria musi spełnić nasza idealna sala, np. styl góralski, malownicza okolica, okrągłe stoły, pokoje hotelowe…

3.Wstępna selekcja

a) przez internet: szukamy, przeglądamy strony, jeśli spełnia nasze priorytety, zapisujemy,

b) przez znajomych: podpytujemy, na tym etapie warto słuchać różnych porad, podpowiedzi, ogólnie mamy oczy i uszy szeroko otwarte J

4. Selekcja - 2 etap

Gdy przygotowaliśmy wstępną listę ciekawych miejsc, dzwonimy i pytamy o wolny termin, cenę i możliwość spotkania i obejrzenia sali na żywo. Czytamy również opinie na temat danej sali. Myślę, że po zakończeniu tego etapu nie powinno nam zostać więcej niż 10 miejsc wartych odwiedzenia.

5. Przygotowujemy listę pytań

Przed spotkaniem na sali warto przygotować sobie listę najważniejszych pytań, które chcemy zadać i mieć ją ze sobą. Z doświadczenia wiem, że w przypływie emocji, można zapomnieć o połowie z nich.

6. Odwiedzamy sale – 3 etap selekcji

Odwiedzając sale, oprócz uzyskania odpowiedzi na przygotowane pytania, powinniśmy zwrócić uwagę na to:

-jak rozmawia nam się z menadżerem, czy jest to osoba, z którą będziemy umieli współpracować,

-jakie jest nasze pierwsze wrażenie po wejściu na salę, jak się w niej czujemy,

-jak wygląda okolica i dojazd,

-jak duży jest parking,

-jak wygląda teren dookoła sali,

-jak wyglądają toalety,

-jaki jest zapach,

-jak wyglądają pokoje hotelowe.

7. Wybieramy salę

Po spotkaniach, wybieramy sale, które spełniły nasze wymagania. Warto dać sobie trochę czasu, ochłonąć. Wybrać jedną, dwie sale i po tygodniu udać się na niezapowiedziany obiad, kolację, by zobaczyć, jakie jest nasze drugie wrażenie. Gdy jesteśmy przekonani, umawiamy się na podpisanie umowy i wpłatę zaliczki.

Lista pytań, na które warto znać odpowiedź przed podpisaniem umowy:

A.    Koszty

1.     Jaka jest cena wynajęcia lokalu od osoby?

2.     Co jest w cenie?

3.    Czy tort i ciasta są w cenie? Czy na ciasta musimy mieć fakturę? Czy jest możliwość dopłaty?

4.     Czy owoce są w cenie? Czy jest możliwość dopłaty?

5.     Czy soki i napoje są w cenie? Czy jest możliwość dopłaty?

6.     Czy w cenie jest degustacja weselnego menu?

7.     Czy szampan powitalny jest w cenie?

8.     Czy dla dzieci, osób starszych i obsługi (kamerzysta, fotograf) przewidziana jest zniżka?

9.     Czy wnosząc własny alkohol musimy liczyć się z dodatkową opłatą (tzw. korkowe)?

10.  Czy pokój dla Młodej Pary jest „gratis”?

11.  Czy istnieje zniżka na pokoje dla gości?

12.  Czy możemy spodziewać się dodatkowych, „ukrytych” kosztów np. za stłuczone szkło?

13.  Do kiedy należy wpłacić zaliczkę?

B.    Sprawy organizacyjne

1.     Jak wygląda sprawa posiłków? Ile będzie ciepłych posiłków?  Jak wygląda kwestia zimnych posiłków, deseru oraz kawy i herbaty?

2.     Czy jest możliwość skomponowania własnego menu?

3.     Czy jest możliwość przygotowania specjalnego menu dla dzieci?

4.     Czy jest możliwość przygotowania specjalnego menu dla wegetarian, osób na diecie itp.?

5.     Czy jest możliwość umówienia się na degustację weselnego menu?

6.     Czy jest możliwość wstawienia drink baru, baru kawowego, słodkiego stołu, fontanny czekoladowej, fotobudki i innych tego typu atrakcji?

7.     Do kiedy należy podać ostateczną liczbę gości?

8.     Do której godziny może trwać nasze wesele?

9.     Czy podczas wesela obecny jest menadżer, z którym omawialiśmy imprezę?

10.  Ilu kelnerów obsługuje przyjęcie?

11.  Czy alkohol będzie podawany przez kelnerów?

12.  Czy lokal na czas naszego przyjęcia będzie zamknięty?

13.  Jak wygląda kwestia przechowywania, wnoszenia i krojenia tortu?

14.  Czy goście będą mieli zorganizowaną szatnię?

C.    Wyposażenie sali

1.     Jakie mamy możliwości ustawienia stołów? Czy sala dysponuje okrągłymi stołami? Ile osób mieści się przy jednym stole?

2.     Czy sala dysponuje klimatyzatorami?

3.     Czy dekoracja sali jest w cenie? Jaka jest to dekoracja?

4.     Jak wygląda kwestia dekoracji kwiatowych?

5.     Czy sala dysponuje rzutnikiem?

6.     Czy sala dysponuje sztalugą, na której będzie można ustawić tablicę gości

A jak było u nas?

   To od sali zaczęły się nasze ślubne przygotowania. Gdy robiliśmy pierwsze przymiarki, czyli mając dwa lata do ślubu, nie wybraliśmy jeszcze konkretnej daty, mieliśmy trzy wstępne propozycje. Przed rozpoczęciem poszukiwań przedyskutowaliśmy, jakie warunki musi spełniać nasza sala, jakie mamy oczekiwania. W ten sposób powstała krótka lista:

-szukamy sali w naszym rodzinnym mieście i najbliższej okolicy, maksymalny czas dojazdu z kościoła na salę to 30 minut,

-sala ma wyglądać nowocześnie, lekko, być w neutralnych kolorach,

-sala musi mieć parkiet do tańca,

-na jednej sali ma odbywać się kolacja i tańce,

-sala musi mieć opcję ustawienia okrągłych stołów,

-sala musi zmieścić około 100 gości weselnych,

-teren dookoła sali powinien być ładnie zagospodarowany,

-plusem będą pokoje hotelowe.

  Mając taką listę, zaczęliśmy internetowe poszukiwania. Przejrzeliśmy strony wszystkich możliwych miejsc w okolicy naszego miasta oraz popytaliśmy znajomych o miejsca, które mogą nam polecić. Po wstępnej selekcji. mieliśmy listę 12 miejsc spełniających powyższe kryteria i postanowiliśmy przyjrzeć im się bliżej. W tym celu poczytaliśmy opinie innych par organizujących tam wesela oraz zadzwoniliśmy w te miejsca, by dowiedzieć się o cenę, dostępność wybranych przez nas dat oraz możliwość umówienia się na wstępne spotkanie. W wyniku tego małego wywiadu z 12 miejsc pozostało 7. Przed wycieczką po salach weselnych uszczegółowiliśmy nasze oczekiwania i przygotowaliśmy listę pytań do właścicieli.  Bardzo nam zależało, by sala zgodziła się na wniesienie domowych ciast oraz przygotowanie atrakcyjnego menu. 

  Tak zorganizowani ruszyliśmy na poszukiwania. W praktyce okazało się, że albo sala piękna, ale kontakt z obsługą nie do przejścia, albo świetna menadżerka, ale sala w rzeczywistości wygląda inaczej niż na zdjęciach, albo uroczy ogród, ale sala już pozostawiała dużo do życzenia, albo odkrywaliśmy dodatkowe koszty… Po 7 wizytach pozostała nam tylko jedna restauracja, która spełniała większość naszych kryteriów: świetna menadżerka, bardzo elastyczne podejście do klienta, możliwość wniesienia własnych ciast i skomponowania spersonalizowanego menu, dość dobra cena z apartamentem dla Nowożeńców gratis, możliwość zarezerwowania pokoi hotelowych dla przyjezdnych gości…Mieliśmy jednak parę obaw. Wesele miało odbyć się w hali namiotowej, która wydawała nam się ogromna i baliśmy się, że sala będzie wyglądać na pustą. Z drugiej strony, trochę przerażały nas ciężkie podwieszane sufity, wszechobecna biel i  amerykański styl namiotu. 

W związku z tym, że było jeszcze dość dużo czasu, udało nam się zrobić wstępną rezerwację terminu (umówiliśmy się, że jeśli inna para będzie zainteresowana naszym terminem to otrzymamy telefon i podejmiemy ostateczną decyzję). Po kilku sobotnich wizytach na „naszej sali”, podczas których mogliśmy przyjrzeć się różnym rozwiązaniom, dekoracji, podpisaliśmy umowę i wpłaciliśmy zaliczkę.

Uważam, że warto pytać o wszystko, nawet o to, co wydaje nam się oczywiste. Warto odwiedzać salę, na której planujemy przyjęcie, by oswoić się z miejscem, poznać się z osobą, która będzie organizować nasze weselem, a także mieć okazję zobaczyć salę w różnych aranżacjach. To bardzo pomaga w późniejszych przygotowaniach, a poza tym jest ciekawym doświadczeniem.

Miłych poszukiwań!